Alors que de plus en plus d’individus font le choix d’habiter dans un immeuble en copropriété divise, les questions soulevées relativement aux rôles et obligations du syndicat des copropriétaires sont de plus en plus fréquentes. Ce syndicat des copropriétaires, constitué en vertu de l’article 1039 du Code civil du Québec (ch. CCQ-1991) afin d’assurer une cohabitation harmonieuse de l’ensemble des copropriétaires, joue un rôle crucial dans la gestion de l’immeuble et dans la protection des intérêts des copropriétaires. Au cœur de ses responsabilités se trouve l’obligation d’information, une pierre angulaire de la relation entre le syndicat et les copropriétaires. Cette obligation est primordiale pour assurer la transparence et la bonne gouvernance dans la copropriété. Pourtant, l’application concrète de la notion d’obligation d’information suscite de nombreux questionnements au quotidien.
Le devoir d’information incombant à tout syndicat des copropriétaires prend ses assises au sein de l’article 1070 du Code civil du Québec (ch. CCQ-1991). En effet, aux termes de cet article, le syndicat des copropriétaires, par le biais de ses administrateurs, est tenu d’informer les copropriétaires de divers aspects de la copropriété. Plus précisément, tout syndicat des copropriétaires doit tenir à la disposition des copropriétaires et maintenir à jour un registre renfermant les renseignements suivants :
- une liste faisant état du nom et de l’adresse postale de chaque copropriétaire[1];
- les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration du syndicat;
- les résolutions écrites du conseil d’administration du syndicat;
- le règlement de l’immeuble et ses modifications;
- les états financiers du syndicat des copropriétaires;
- la déclaration de copropriété;
- les copies de contrats auxquels le syndicat est partie;
- une copie du plan cadastral;
- les plans et devis de l’immeuble ainsi que les certificats de localisation;
- tous autres documents et renseignements relatifs à l’immeuble.
La notion de « tous autres documents » vise, notamment, les expertises portant sur des vices de construction des parties communes, l’estimation des coûts de réfection des parties communes, le budget des travaux, les soumissions reçues pour des travaux, les plans préventifs d’entretien, les problèmes financiers de la copropriété, les renseignements généraux relatifs aux procédures judiciaires auxquelles le syndicat est parti, etc.
En outre, le syndicat des copropriétaires doit, selon les articles 1086.1 et 1102.1 du Code civil du Québec, s’assurer de communiquer aux copropriétaires tous les procès-verbaux ou résolutions de son conseil d’administration et tous les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires, et ce, dans un délai de 30 jours de la résolution, de la réunion ou de l’assemblée.
Soulignons toutefois que le syndicat des copropriétaires doit porter une attention particulière, dans ses communications avec les copropriétaires, à la protection des renseignements personnels des copropriétaires, tel que prescrite par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ch. P-39.1). À ce titre, les copropriétaires ne peuvent par exemple avoir un accès illimité aux livres comptables du syndicat des copropriétaires[2]. Également, lors des communications par courriel, le syndicat des copropriétaires doit s’assurer que les copropriétaires n’aient pas accès aux courriels de tous les autres copropriétaires.
Ajoutons que le non-respect de ce devoir d’information peut entraîner des conséquences juridiques sérieuses pour un syndicat des copropriétaires, y compris des amendes et des poursuites judiciaires. De plus, une mauvaise communication peut avoir pour effet de créer des tensions au sein de la copropriété et compromettre la qualité de vie des copropriétaires.
En somme, le respect des devoirs d’information n’est pas seulement une obligation légale, mais également une marque de responsabilité et de bonne gouvernance. Une communication transparente renforce la confiance entre le syndicat et les copropriétaires, favorise une prise de décision éclairée et réduit les risques de litiges.
Si vous désirez obtenir davantage de détails sur le présent article ou, encore, si vous souhaitez obtenir nos conseils et nos recommandations légales quant à vos droits à l’information à titre de copropriétaire ou à vos obligations de divulguer l’information comme administrateur de syndicat des copropriétaires, n’hésitez pas à contacter un professionnel de Dunton Rainville. Il nous fera plaisir de vous assister, et ce, au mieux de vos intérêts.
[1] Cette liste peut présenter d’autres renseignements personnels concernant les copropriétaires, sous réserve d’avoir obtenu le consentement de chacun des copropriétaires visés (Art. 1070 Code civil du Québec).
[2] Fortier c. Syndicat des copropriétaires condominium Les Châtelets, (C.S., 2008-05-27), 2008 QCCS 2507.