Cet article paru originalement dans Québec Municipal a été rédigé par Me Julien Merleau-Bourassa.
Alors que les prochaines élections municipales au Québec arrivent à grands pas, le rôle de président d’élection reste souvent méconnu par ceux qui pourraient s’apprêter à l’occuper.
Le président d’élection joue un rôle central dans le bon déroulement des élections municipales en assumant plusieurs responsabilités avant, pendant et après le scrutin. Son travail garantit non seulement le respect des lois en vigueur, mais aussi une organisation efficace et transparente du processus électoral.
Contexte et désignation du président d’élection
Le greffier ou le greffier-trésorier est désigné par défaut comme président d’élection. Si celui-ci refuse ou est empêché de remplir cette fonction, la Commission municipale du Québec (CMQ) peut désigner un autre président, qui n’a pas à être un employé municipal. Ce mécanisme assure une continuité administrative essentielle au bon déroulement du processus électoral.
La CMQ demande que des motifs sérieux lui soient exposés afin de permettre que le greffier n’occupe pas le poste de président d’élection dans la municipalité. Parmi ces motifs, notons le manque de personnel ou ressources au sein de l’organisation municipale.
Préparation de l’élection
Avant le début officiel du processus, le président d’élection doit anticiper les besoins logistiques et financiers. Il élabore un budget électoral un an avant l’élection pour approbation par le conseil municipal.
Il doit également effectuer des vérifications concernant les voies de circulation et les territoires électoraux afin de garantir que tous les électeurs soient correctement pris en compte. Par ailleurs, il doit préparer et publier le calendrier électoral et envoyer au plus tard le 1er septembre de l’année de l’élection générale, des avis aux propriétaires non domiciliés les invitant à s’inscrire sur la liste électorale. Il doit aussi publier un avis public d’élection au quarante-quatrième jour qui inclura notamment les postes ouverts aux candidats, la procédure de dépôt de candidature, la procédure de votation, etc.
Nomination et gestion du personnel électoral
Une fois le processus lancé, le président d’élection nomme, assermente et forme le personnel électoral.
Le président doit nommer un secrétaire d’élection et peut nommer un adjoint à qui il délèguera certaines fonctions. Le président nommera aussi des scrutateurs et secrétaires pour chaque bureau de vote. Lorsqu’il n’y a qu’un seul bureau de vote, le président d’élection peut lui-même exercer la fonction de scrutateur. Dans les grandes municipalités (plus de 100 000 habitants), certains postes sont attribués sur recommandation des partis politiques.
Lorsque cela lui semble nécessaire, le président peut désigner des personnes responsables du maintien de l’ordre et de l’information dans les locaux de vote. Il fournit également des directives claires et coordonne le travail des équipes pour garantir que chaque étape du scrutin soit bien encadrée.
Gestion des candidatures
Le président d’élection a la responsabilité d’informer les candidats potentiels des conditions à remplir pour se présenter. Il réceptionne et valide les déclarations de candidature (et les éléments qu’elles doivent contenir en vertu de la Loi), remet des documents explicatifs aux candidats et accorde la reconnaissance officielle aux équipes électorales dans certaines municipalités. Il doit également autoriser les candidats indépendants dans les municipalités de plus de 5 000 habitants, conformément aux règles sur le financement et le contrôle des dépenses électorales, tandis que dans les municipalités de moins de 5 000 habitants, il doit accorder la reconnaissance aux équipes.
Confection et révision de la liste électorale
Le président d’élection joue un rôle clé dans la préparation de la liste électorale. Il demande au Directeur général des élections du Québec (DGEQ) la liste des électeurs domiciliés et y ajoute ceux qui en font la demande (propriétaires, occupants, etc.). Il supervise ensuite la révision de la liste en collaboration avec des commissions dédiées et publie un avis public de la révision. Il s’assure également de la transmission des modifications au DGEQ dans les délais prescrits, soit au 30e jour suivant la fin ou l’interruption de la révision de la liste électorale.
Organisation du vote
Le président d’élection est responsable de la planification et de la gestion des bureaux de vote, tant pour le scrutin par anticipation que pour le jour du scrutin. Il choisit les lieux de votation, supervise leur aménagement et veille au maintien de l’ordre. En cas de besoin, il organise un bureau de vote itinérant. De plus, il s’assure que chaque électeur puisse voter en toute confidentialité et prend des mesures pour faciliter le vote des personnes ayant des contraintes particulières, comme l’impossibilité de se découvrir le visage pour des raisons de santé.
Direction des opérations après le scrutin
Une fois le scrutin terminé, le président d’élection veille au dépouillement des votes et proclame élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Il communique les résultats officiels aux candidats, au conseil municipal et aux autorités compétentes (MRC, DGEQ). Le président peut également rédiger un rapport sur le déroulement des élections afin de documenter le processus et proposer d’éventuelles améliorations.
Conclusion
En somme, le président d’élection assure un rôle multidimensionnel qui va bien au-delà de la simple supervision du scrutin. Il planifie, organise et coordonne toutes les étapes du processus électoral, tout en garantissant le respect des normes légales et la transparence du vote. Par son travail rigoureux, il renforce la confiance des citoyens dans le processus démocratique local et s’assure que chaque élection se déroule dans les meilleures conditions possibles.