La méthode classique
Présentement, la grande majorité des municipalités utilise deux modes d’adjudication de contrats.
Premièrement, la méthode classique, soit la demande de prix pour la réalisation de travaux, la prestation d’un service ou la fourniture d’un bien déterminé, tel que ci-avant mentionné.
Deuxièmement, il y a l’adjudication de contrats pour les services professionnels prévue à l’article 573.1.0.1.1 de la Loi sur les cités et villes, communément appelé « soumission à deux enveloppes ».
Ce mécanisme obligatoire pour les services professionnels exige que le prestataire de service dépose son offre de prix dans une enveloppe distincte qui ne sera ouverte que s’il obtient un pointage intérimaire d’au moins 70 quant à l’aspect qualitatif évalué par un comité de sélection.
Problématiques des méthodes classiques
Le dépôt d’un prix trop bas peut amener de multiples problématiques de gestion ainsi que des litiges qui font en sorte que les économies que semblent faire les municipalités deviennent tout à fait théoriques une fois ledit contrat terminé.
Quant à l’adjudication des contrats pour services professionnels, le mécanisme de « soumission à deux enveloppes » obligatoire entraîne la même problématique où le prix devient l’ultime considération.
En effet, le calcul imposé par la loi pour concilier l’évaluation qualitative et le prix soumissionné a pour conséquence d’accorder une plus grande importance au prix. Or, dans les faits, le prix devient la considération qui déterminera l’adjudicataire.
Pistes de solutions
La préparation d’appel d’offres sur mesure pourrait être une solution adéquate.
En effet, l’article 573.1.0.1 prévoit spécifiquement que :
« le conseil peut choisir d’utiliser un système de pondération et d’évaluation des offres en vertu duquel chacune obtient un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services ou des travaux, sur les modalités de livraison, sur les services d’entretien, sur l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou tout autre critère directement relié au marché. »
Il est donc possible de créer un appel d’offres suivant lequel le prix est un critère parmi plusieurs autres sans qu’il soit prédominant. Bien sûr, le tout doit être réalisé dans le respect des budgets et estimés préalablement établis par la municipalité ainsi qu’avec le soutien de professionnels qui sauront bâtir les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur des critères directement reliés au marché visé par le contrat en cause.
D’ailleurs, il pourrait être possible de prévoir des méthodes de calcul faisant en sorte que le pointage attribué au prix soit modulé de façon à pénaliser le soumissionnaire qui soumet un prix trop élevé ou trop bas en fonction de l’évaluation de la juste valeur des travaux, biens ou services en cause.
Il est à noter que ce type d’appel d’offres n’est cependant pas possible pour la fourniture de services professionnels qui, tel que déjà mentionné, est visé par un système à deux enveloppes obligatoire et prévu à la loi.
Pour terminer, il nous apparaît important que les municipalités puissent s’adapter aux diverses problématiques qu’elles rencontrent dans le cadre de l’octroi des contrats. La préparation d’appel d’offres sur mesure est un outil peu utilisé qui aurait avantage à être considéré plus souvent par les municipalités.
Cet article a été publié sur le site Québec Municipal le 9 juillet 2015