Accès à l’information et application d’une convention collective : quand la nécessité l’emporte sur l’utilité

Une association accréditée veut vérifier l’application de la convention collective en « temps réel » et demande à l’employeur de lui fournir systématiquement toute communication concernant les salariés qu’elle représente, peu importe sa nature: est-ce que l’employeur est tenu de fournir toutes les communications concernant ses employés afin de faciliter l’exercice de l’activité syndicale ? Un arbitre de griefs a récemment répondu par la négative à cette question[1].

Devant lui, le syndicat prétendait que le contenu de la convention collective obligeait l’employeur à lui fournir toutes les informations selon ses propres besoins, sans justifier l’existence d’une problématique particulière et que son statut de représentant légal des salariés visés par l’accréditation syndicale légitimait ses demandes.

De son côté, l’organisme public a fait valoir que plusieurs des informations réclamées étaient de nature nominative et confidentielle en fonction de la Loi sur l’accès et que ni loi ni la convention collective obligeait le syndicat à vérifier tous les dossiers des employés pour satisfaire le devoir de représentation. L’employeur a également fait valoir qu’il appartenait aux salariés concernés d’autoriser la divulgation par une autorisation spécifique.

Au sein de sa décision, l’arbitre Me Jean-François La Forge, rappelle que les obligations d’un organisme public contenues au sein d’une convention collective doivent être appréciées en fonction de celles contenues à la Loi sur l’accès à l’information des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Malgré que la Loi sur l’accès énonce à son article 67.1 que le consentement de chaque employé n’est pas requis pour la transmission d’un renseignement personnel nécessaire pour l’application d’une convention collective, toute demande en ce sens faite par une association accréditée ne veut pas dire que l’organisme public doive communiquer tous les renseignements concernant un employé sans restrictions.

En effet, la Loi impose à un organisme public de vérifier si la transmission du renseignement personnel est non seulement utile mais également qu’elle est nécessaire à l’application de la convention collective. Ainsi, même si un syndicat peut penser qu’une transmission systématique des renseignements personnels est plus pratique, la Loi y pourvoit autrement.

Dans ce contexte, le contenu des clauses d’échanges d’informations au sein des convections collectives est de toute première importance. Il n’est pas interdit à un employeur assujetti à la Loi sur l’accès de s’engager contractuellement à communiquer des informations au syndicat dans certaines circonstances données, mais à défaut d’un texte clair d’une convention collective concernant la transmission des renseignements personnels, la partie syndicale devra convaincre l’employeur que la transmission du renseignement est nécessaire à l’application de la convention collective. Le plus souvent l’argument de nécessité pourra être invoqué dans le cas d’un salarié particulier ou une problématique bien identifiée. Cet argument de nécessité devra toutefois être soupesé avec les attentes légitimes des employés du caractère confidentiel des informations nominatives les concernant détenues par l’employeur.

Aux fins de la protection des renseignements personnels concernant les employés municipaux, tout ce qui est utile au syndicat n’est pas forcément nécessaire…

Dans des situations litigieuses ou ambigües, il serait préférable d’exiger que le syndicat produise le consentement écrit du salarié concerné avant de transmettre un renseignement personnel. Notons d’ailleurs que dans plusieurs conventions collectives dans le secteur municipal, l’exigence de la production du consentement écrit du salarié est expressément mentionnée. Il s’agit là d’une saine pratique de gestion.

Cet article a été publié sur le site Québec Municipal le 23 novembre 2015.